Le soluzioni ed i servizi per la conservazione a norma dei documenti informatici dei broker assicurativi e non solo
Produci i documenti in modo nativo digitale e conservali a norma
Archiviare i documenti, spesso non è sufficiente per essere a norma. Caveau nasce dall’esperienza della gestione dei documenti informatici, ovvero che nascono e vengono prodotti in formato digitale, e dal desiderio di fornire alle aziende la conservazione degli stessi con le medesime garanzie normative degli archivi analogici tradizionali
Cosa puoi fare?
- Trasformare in forma digitale i tuoi workflow, con la garanzia della conservazione a norma dei dati e documenti
- Dimostrare l’esistenza del documento ad un dato istante
- Conservare i mandati assicurativi
- Conservare i consensi e le informative
- Conservare i documenti precontrattuali assicurativi
- Conservare i documenti dei contratti
Archivio aziendale cartaceo vs conservazione digitale
Un archivio cartaceo richiede un grande dispendio di risorse: spazi adeguati ed a norma, assicurazione danni, tempo per catalogare e ricercare i documenti.
La conservazione digitale è il processo ed il sistema che lo sostituisce per tutti i documenti informatici, mantenendo le stesse garanzie e riducendo drasticamente gli svantaggi della fisicità della carta.
Riduzione dei rischi
La conservazione digitale garantisce la sicurezza, la leggibilità ed integrità dei documenti informatici, per il tempo necessario alla loro conservazione. I sistemi di conservazione garantiscono che l’accesso ai documenti è riservato al personale autorizzato tramite policy
Maggior disponibilità
L’accesso ai documenti avviene tramite un portale web disponibile ad ogni ora e giorno della settimana, tramite un comune browser e PC o tablet. Il recupero dei documenti per la consegna agli organi competenti che ne richiedono la visione è semplice e governato da processi di ricerca e creazione di archivi di distribuzione adhoc.
Un partner affidabile
Per la realizzazione del servizio, HiT può fornire la consulenza al cliente per la progettazione del processo più idoneo ai propri documenti ed al proprio ambito di business, con particolare focus sul mondo degli intermediari assicurativi. Per il servizio di conservazione si avvale di partner nazionali qualificati o fornitori di software specializzati
Un servizio completo
Per la realizzazione del servizio di conservazione, la norma prevede che le aziende facciano l’analisi dei dati e dei documenti di business da conservare, la creazione dei set dei metadati che li accompagneranno e la realizzazione del manuale della conservazione. Caveau integrato a Noteup per broker assicurativi, prevede la fornitura al Cliente di tutto questo